文学院研究会制度
一、会议制度
1．全委会制
1) 一个月全委会制，全体研究会成员需全部到场。
2) 实践部负责通知会议时间地点、考勤登记，会议记录。
3) 内容：研究会主要负责人讲话，作总结；各部门代表（负责人或干事代表均可）汇报本月本部门的日常工作或读书会的情况，及下个月的工作计划安排；其他干事自由发言。（会议内容可视具体情况调整）
4) 因故不能到会者，需在开会通知下达至会前的45分钟这段时间向分管部门的会长或副会长请假；由实践部对未到场成员进行登记备案。
2．各部门例会制度
1）研究会下设各部门，根据自身需要自行决定会议时间、方式，并进行会议记录。
2）实践部安排干事入驻各部门旁听会议，了解与监督各部门的最新工作动态，跟进各部门活动进展，汇总活动策划、总结、照片等相关材料（纸质版与电子版），以便于组织与协调研究会整体工作开展。
3．负责人碰头制度
正、副会长与各部门的正、副部长定期碰头，主要讨论有关领导决策事宜，注重人才的培养。
二、监督制度
实践部向每个部门安排一名干事跟进，包括旁听会议，了解与跟进各部门的最新工作动态，跟进各部门活动进展，汇总活动策划、工作安排、活动总结等相关资料，便于组织与协调研究会整体工作开展。要求干事对所驻部门的会议及所办活动进行反思反馈，学习长处，提出不足。
于每次例会时，反馈各部门的最近动态，如有活动开展，需及时反馈信息。
三、资料管理制度(资料存档)
1) 各部门的工作计划、活动策划、总结等材料，需纸质与电子版材料；
2) 由跟进部门的干事负责收集纸质材料，并负责查收邮箱中的电子版材料；
3) 纸质材料保存于办公室，电子材料保存于研究会邮箱；
4) 研究会各类活动展板、海报等，需拍照存档；
5) 各年电子材料除研究会邮箱（zwxyjh@163.com）保存外，实践部负责人也需保存一份。
材料收集制度
1．各个部门平常工作时需留意收集与本部门工作相关的所有材料（办活动及日常工作）；
2．并对所有材料进行整理（可以分阶段整理，最好是一个活动办完或一个阶段日常工作完成之后立即整理，以免一拖再拖）
3．整理顺序可以参照：前期-中期-后期 这种模式（日常工作或是办活动均可）：
前期：包括工作的工作计划或办活动的策划、新点子、宣传等材料（纸质、电子均要）；
中期：包括办活动及工作中用到的所有的材料（纸质、电子），如：照片、活动成果、工作成果；
后期：包括活动或工作总结（特别是办活动会有相关反馈，需进行整理）整场活动经费使用情况。
4．整理完之后打包发给实践部，由实践部进行再整理，最后收集到研究会邮箱及办公室，并备份存底。
四、财务管理制度
1) 财务：
① 实践部对研究会各部门全部材料进行统一的管理，登记成册；
② 财务借出需经过实践部负责人同意，备案；
③ 实践部安排一名干事负责财务登记，对财务借出时间、部门等需详细登记。
④所有财务借出必须由分管财务的会长签字通过方可。
财务制度
1．各部门对本部门日常工作所需的零散费用费用进行详细登记，相关程序如下：
（1）在拿经费购买相关物品之前，先填表（见附表），经费大小与否均需填表；
（2）将此表拿给相关负责人（本部门部长及分管本部门的主要负责人）签名，同时，相关收据背面也需签名（见格式），作为本部门确实使用了某些经费购置某些所需物品的证明；
（3）当各个部门的经费使用累积到一定数额时，统一汇总到实践部（需将所作的相关登记及证明一并上交），由实践部统一上交给老师，酌情报销；
（4）提示：各个部门可以安排某一人全权负责这项工作。
2．对于每次办活动所需费用也需进行登记，但有一点不同的是，办活动一次性所需费用需找老师签单，一次性解决。
3．研究会内部的财物需经分管财物主要负责人同意方可外借，任何人无权擅自外借。
附1：财务借还登记表格
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借出时间 |
借出物品 |
数量 |
用途 |
拟归还时间 |
所借部门（人员签名） |
财务管理员签名 |
财务分管会长签名 |
已归还时间 |
财务破损情况 |
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